Operationeel Supervisor – 20 tot 40 uur per week

FlexCleaners groeit hard. Daarom zoeken wij iemand die samen met ons wil meegroeien.

Voor FlexCleaners zoeken wij een zelfstandige en daadkrachtige Operationeel Supervisor die overzicht houdt, beslissingen durft te nemen en ervoor zorgt dat onze dagelijkse operatie soepel blijft draaien.

Je start voor 20 uur per week, maar we zoeken nadrukkelijk iemand die op (korte) termijn meer wil werken. Door onze groei verwachten we dat de functie binnen enkele weken tot maanden verder kan worden uitgebreid. Op langere termijn is het doel om deze functie uit te breiden richting fulltime (40 uur per week).

Hoe snel dat gaat, hangt af van de groei van FlexCleaners én van jouw eigen inzet. Zie jij kansen, neem je initiatief en help je ons om processen te verbeteren en verder te groeien? Dan kunnen jouw uren, verantwoordelijkheden en salaris ook sneller meegroeien.

Zoek je bewust een functie die structureel maximaal 20 uur per week blijft? Dan is deze vacature waarschijnlijk niet de juiste match.

Wat ga je doen?

Als Operationeel Supervisor zorg je ervoor dat de dagelijkse operatie van FlexCleaners soepel blijft verlopen. Je werkt nauw samen met de directeur, onze kwaliteitscoördinatoren, medewerkers en klanten.

De structurele personeelsplanning wordt door de directeur gemaakt. Jij bent verantwoordelijk voor het ad-hoc oplossen van operationele problemen en wijzigingen die daarna ontstaan.

Onze kwaliteitscoördinatoren zijn het eerste aanspreekpunt voor de kwaliteit op hun locaties. Zij begeleiden en werken medewerkers in, voeren kwaliteitscontroles uit en lossen kwaliteitsproblemen op.

Als Operationeel Supervisor bewaak jij het grotere geheel. Je zorgt ervoor dat zaken bij de juiste persoon terechtkomen, bewaakt de voortgang en grijpt in wanneer dat nodig is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• ziekmeldingen opvangen en vervanging regelen;
• ad-hoc problemen in de personeelsplanning oplossen, bijvoorbeeld bij ziekte, uitval, no-shows of onverwachte wijzigingen;
• afspraken tussen klanten en medewerkers afstemmen of wijzigen;
• operationele vragen van medewerkers en klanten beantwoorden;
• klachten van klanten beoordelen en doorspelen naar de verantwoordelijke kwaliteitscoördinator;
• monitoren of klachten tijdig en correct worden opgepakt en opgelost;
• bijsturen wanneer een klacht of kwaliteitsprobleem onvoldoende of niet tijdig wordt opgelost;
• escalaties overnemen wanneer een kwaliteitscoördinator een situatie niet zelfstandig kan oplossen;
• basisgesprekken voeren met medewerkers over afspraken, functioneren, gedrag en verantwoordelijkheden;
• nauw samenwerken met de kwaliteitscoördinatoren en actie ondernemen op zaken die zij signaleren;
• bewaken dat gemaakte afspraken daadwerkelijk worden nagekomen;
• openstaande operationele zaken opvolgen en zorgen dat deze worden afgerond;
• terugkerende operationele problemen herkennen en hiervoor structurele oplossingen bedenken;
• basisadministratie uitvoeren rondom klanten, medewerkers en de dagelijkse bedrijfsvoering;
• gegevens en documenten verwerken en controleren in onze systemen;
• zelfstandig beslissingen nemen binnen jouw verantwoordelijkheden;
• alleen urgente zaken, grotere beslissingen en situaties waarvoor daadwerkelijk een directiebesluit nodig is, doorspelen naar de directeur.
• basisadministratie rondom de boekhouding verzorgen, zoals facturen en bonnen verwerken en controleren, ontbrekende documenten opvragen en zorgen dat de administratie compleet en actueel blijft;

Wie zoeken wij?

We zoeken nadrukkelijk geen doorgeefluik.

We zoeken iemand die zelfstandig nadenkt, verantwoordelijkheid neemt en problemen zoveel mogelijk zelf oplost, zodat alleen zaken die daadwerkelijk een directiebesluit vereisen bij de directeur terechtkomen.

Je staat stevig in je schoenen. Je bent vriendelijk en professioneel, maar laat niet over je heen lopen. Ook wanneer een medewerker opstandig reageert, in discussie gaat of grenzen niet direct respecteert, blijf jij rustig en professioneel, bewaak je de gemaakte afspraken en durf je duidelijke grenzen te stellen.

Dat betekent niet dat je hard of autoritair moet zijn. We zoeken juist iemand die goed met verschillende mensen kan omgaan, maar tegelijkertijd duidelijk weet waar de grens ligt.

Daarnaast vinden we het belangrijk dat je oorzaak en gevolg kunt overzien. Een oplossing voor vandaag mag niet onnodig het probleem van morgen worden. Je kijkt daarom verder dan alleen het probleem dat op dat moment voor je ligt en denkt na over de gevolgen van keuzes/oplossingen die je bedenkt voor medewerkers, klanten, kosten, planning en de rest van het bedrijf als geheel.

Bereikbaarheidsdienst

Omdat onze schoonmaakwerkzaamheden ook buiten reguliere kantooruren plaatsvinden, kunnen er vroeg in de ochtend of later op de dag onverwachte situaties ontstaan.

Bij deze functie hoort daarom om de week een bereikbaarheidsdienst. Tijdens jouw bereikbaarheidsweek ben je buiten je reguliere werktijden bereikbaar voor urgente operationele situaties die niet kunnen wachten tot de volgende werkdag. Denk bijvoorbeeld aan onverwachte ziekmeldingen, no-shows of problemen met toegang tot een locatie.

Het gaat nadrukkelijk niet om continu werken buiten kantooruren. Je onderneemt actie wanneer zich tijdens jouw bereikbaarheidsdienst daadwerkelijk een urgente situatie voordoet.

Voor het draaien van deze bereikbaarheidsdiensten ontvang je €200 bruto per maand bovenop je salaris.

Wanneer je tijdens een bereikbaarheidsdienst daadwerkelijk werkzaamheden verricht, wordt deze werktijd afzonderlijk geregistreerd en vergoed.

Wat we in jou zoeken:

• Je staat stevig in je schoenen en durft grenzen te stellen.
• Je kunt basisgesprekken met medewerkers voeren.
• Je blijft rustig en professioneel bij weerstand, discussie of opstandig gedrag.
• Je kunt zelfstandig denken én handelen.
• Je durft beslissingen te nemen en hiervoor verantwoordelijkheid te dragen.
• Je denkt in oplossingen en wacht niet totdat iemand anders het probleem voor je oplost.
• Je kunt oorzaak en gevolg goed overzien.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht wanneer meerdere zaken tegelijkertijd spelen.
• Je weet wat je zelfstandig kunt oplossen en wanneer iets daadwerkelijk bij de directeur terecht moet komen.
• Je werkt nauwkeurig en kunt administratieve en financiële basiswerkzaamheden uitvoeren.
• Je communiceert gemakkelijk met medewerkers, kwaliteitscoördinatoren, klanten en directie.
• Je signaleert verbeterpunten en komt zelf met ideeën en oplossingen.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.

Wat bieden wij jou?

• Een startsalaris tussen €21,00 en €23,50 bruto per uur. Het exacte uurloon bepalen we tijdens het sollicitatiegesprek op basis van jouw kennis, ervaring en de mate waarin je de functie zelfstandig kunt uitvoeren.
• Je start met 20 uur per week, met de verwachting dat jouw uren door onze groei relatief snel worden uitgebreid.
• €200 bruto per maand extra voor het draaien van de bereikbaarheidsdiensten.
• Mogelijkheid om op termijn door te groeien richting fulltime (40 uur per week).
• Mogelijkheid tot verdere salarisgroei wanneer jouw kennis, verantwoordelijkheden en functie meegroeien.
• Direct vanaf de start een door FlexCleaners betaalde opleiding Basis Boekhouden en Administratie.
• Nadat de eerste proefperiode succesvol is verlopen, bieden wij je op onze kosten de SVS-opleiding Direct Leidinggevende Schoonmaakonderhoud aan.
• Bij goed functioneren behoort een vast contract op relatief korte termijn tot de mogelijkheden.
• Veel zelfstandigheid en ruimte om mee te denken over de verdere ontwikkeling van FlexCleaners.

Praktische functie-eisen

Voor deze functie is het belangrijk dat je:

• beschikt over een geldig rijbewijs B;
• de Nederlandse taal goed beheerst, zowel mondeling als schriftelijk;
• de Engelse taal voldoende beheerst om zelfstandig gesprekken met Engelstalige medewerkers te kunnen voeren;
• digitaal vaardig bent en nieuwe systemen snel eigen kunt maken;
• bereid bent om om de week een bereikbaarheidsdienst te draaien;
• bij de start 20 uur per week beschikbaar bent en bereid bent om op relatief korte termijn meer uren te gaan werken;
• op langere termijn openstaat voor uitbreiding van de functie richting fulltime (40 uur per week).

Een functie die met jou meegroeit

FlexCleaners is volop in ontwikkeling. Dat betekent dat ook deze functie niet stilstaat.

Je begint met 20 uur per week, maar we verwachten dat de behoefte aan operationele ondersteuning snel groter wordt. Uitbreiding kan al binnen enkele weken plaatsvinden, maar kan ook enkele maanden duren. Een exacte termijn kunnen we vooraf niet garanderen.

Je moet er daarom echt rekening mee houden dat deze functie niet structureel parttime zal blijven. Ons doel is om de functie uiteindelijk uit te breiden richting fulltime.

Daar heb je zelf ook invloed op. Zie jij dat iets slimmer kan? Kom met een voorstel. Zie jij een terugkerend probleem? Bedenk hoe we het structureel kunnen oplossen. Zie jij kansen om efficiënter te werken of verder te groeien? Pak ze vooral op.

Wij zoeken daarom niet alleen iemand die vraagt:

“Wat moet ik vandaag doen?”

maar vooral iemand die ook denkt:

“Wat heeft FlexCleaners nodig om morgen beter te draaien dan vandaag?”

Salaris: €21,00 - €2.037,00 per uur

Verwacht aantal uur: 20.0 – 40.0 per week

Arbeidsvoorwaarden:

• Auto van de zaak
• Budget voor professionele ontwikkeling
• Kerstpakket
• Kosteloos parkeren
• Mogelijkheid tot promotie
• Reiskostenvergoeding
• Telefoon van de zaak

Screeningsvragen:

• Een medewerker meldt zich om 05:00 uur ziek voor een locatie waar hij/zij om 06:00 uur moet starten. Er is op dat moment geen directe vervanger beschikbaar. Wat doe je? Beschrijf stap voor stap hoe je deze situatie aanpakt.
• Een medewerker weigert een afgesproken werkzaamheid en reageert geïrriteerd wanneer jij aangeeft dat deze wel bij het werk hoort. De medewerker blijft in discussie gaan en zegt dat hij/zij het niet gaat doen. Hoe pak je dit gesprek aan en wat doe je als de medewerker bij zijn/haar standpunt blijft?
• Je lost een probleem bij klant A op door een medewerker die dag naar klant A te verplaatsen. Daardoor kan die medewerker niet naar klant B, waar hij/zij oorspronkelijk stond ingepland. Hoe bepaal je of dit een goede oplossing is? Welke gevolgen en belangen neem je mee voordat je beslist?

Werklocatie: Fysiek

Izvor: https://indeed.com/viewjob?jk=e1ede131acc49a78

Nivo: senior